RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Le présent Règlement Intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l’AGEPI dans le cadre de ses statuts. Il a été adopté lors de l’Assemblée Générale Constitutive le 26 novembre 2014, et est revu annuellement par le Président et le Secrétaire Général. Il est mis à la disposition de l’ensemble des adhérents via le site internet de l’association.
Abréviations :
AEPG : Association des Etudiants en Pharmacie de Grenoble
AG : Assemblée Générale
AGEPI : Association Grenobloise des Etudiants en Pharmacie Industrielle
CA : Conseil d’Administration
RI : Règlement Intérieur
UFR : Unité de Formation et de Recherche
VP : Vice-Président
Article R1 : Relations avec l’AEPG
L’AGEPI devra toujours maintenir de bonnes relations avec l’AEPG, seule association représentant l’ensemble des étudiants de l’UFR de Pharmacie de Grenoble.
Ainsi l’AGEPI devra :
- Faire élire son Président au poste de Délégué Industrie au sein de l’AEPG.
- Présenter son Bureau ainsi que ses objectifs devant le Bureau de l’AEPG lors des passations des deux associations.
- Signer et faire respecter les modalités de la Charte AEPG-AGEPI, établie entre les deux associations.
- Assurer une communication permanente auprès de l’AEPG sur les actions et projets entrepris par l’association.
Article R2 : Le Bureau
Le bureau est élu pour un mandat d’un an, prenant ses fonctions lors de l’Assemblée Générale de Passation.
Le bureau est composé de 7 membres:
- Un Président : Également délégué industrie de l’AEPG, il supervise la direction de l’AGEPI. Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il est en charge des relations institutionnelles et des demandes de fonds publics. Il signe les conventions de partenariat et assiste le VP Partenariats dans ses missions. Il possède un droit de signature sur les comptes de l’association.
- Un Secrétaire Général : Il assure les tâches administratives et juridiques ainsi que les correspondances de l’association. Il est chargé de la tenue des différents registres de l’association, de la rédaction des procès-verbaux des assemblées et des conseils d’administration qu’il signe afin de les certifier conformes. Il supervise le système qualité de l’association (gestion, mise à jour, etc.). Il est également en charge de la communication interne.
- Un Trésorier : Il effectue les paiements, recouvre les recettes et, à ce titre, est responsable de la tenue des comptes de l’association qu’il présentera en Assemblée Générale. Il possède un droit de signature sur les comptes de l’association.
- Un Vice-Président Partenariats : Il démarche les partenaires de l’association. Il prépare avec eux des conventions qui seront signées par le Président.
- Un Vice-Président Réseau : Il s’occupe des relations avec des institutions non privées (associations étudiantes, anciens étudiants). Il supervise les missions du/des Chargé(s) de Mission Réseau lorsque celui-ci/ceux-ci existe(nt)
- Un Vice-Président Évènementiel : Il est en charge de l’organisation des événements et des services proposés par l’AGEPI. Il travaille en collaboration avec les VP Réseau et VP Partenariats
- Un Vice-Président Communication : Il est en charge de la communication externe de l’association : transmission d’offres de stage et d’emplois, d’informations liées à l’industrie, et communication à propos des événements organisés par l’association via les supports de communication qu’il crée et le site internet qu’il tient à jour avec le/les Chargé(s) de Mission Responsable Numérique lorsque celui-ci/ceux-ci existe(nt).
Les modalités d’élection du bureau sont détaillées à l’article R7 du présent RI. Les membres du bureau doivent être filiarisés en industrie (en 4ème ou 5ème année). Un étudiant de 3ème année peut éventuellement proposer sa candidature (sauf au poste de Président) si son choix de filière est déjà arrêté pour l’industrie. L’AG d’Élection veillera à ce que cette situation soit exceptionnelle, et que les personnes filiarisées soient majoritaires dans la composition du bureau.
Article R3 : Les Chargés de Mission
Les membres du bureau peuvent être épaulés par des Chargés de Mission. Ils pourront prendre leurs fonctions à tout moment durant le mandat, sur nomination du bureau. La durée de leur exercice sera fixée au cas par cas.
Article R4 : Cotisation et modalités d’adhésion
Le montant annuel d’adhésion à l’AGEPI s’élève à 0€.
Afin d’adhérer à l’association, toute personne devra signer et respecter la Charte d’Adhésion à l’AGEPI, dont les modalités et le contenu sont précisés à l’Article R5 du présent RI.
L’AGEPI se réserve le droit de refuser une adhésion, sur décision du bureau. La personne intéressée peut demander un recours lors du prochain Conseil d’Administration.
Article R5 : La Charte d’Adhésion à l’AGEPI
Tout membre adhérent doit signer la Charte d’Adhésion à l’AGEPI.
Cette charte peut être modifiée sur demande du Bureau. Les modifications doivent être approuvées lors du prochain CA.
Le contenu de la Charte d’Adhésion est le suivant :
- Champs à compléter : L’adhérent doit renseigner son nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, date de naissance et année d’étude. Il précise s’il autorise l’AGEPI à lui communiquer par mail toute information concernant les événements organisés et les nouvelles de l’association.
- Informations sur l’association : Un paragraphe décrit succinctement les objectifs de l’AGEPI. Le montant de l’adhésion est précisé.
- Engagement : En signant la charte, l’adhérent s’engage à respecter le règlement intérieur, à participer aux événements auxquels il s’inscrit, et autorise la diffusion de photos le montrant lors d’événements organisés par l’AGEPI sur son site internet et autres supports de communication.
- Signature de l’adhérent.
Article R6 : Les réunions
Elles ont lieu au moins une fois par mois et aussi souvent que nécessaire.
- Elles sont restreintes aux membres du Bureau de l’AGEPI. Cependant des personnes extérieures peuvent y assister sur invitation du Bureau.
- Les réunions sont dirigées par le Président qui établit l’ordre du jour avec le Secrétaire Général.
- Les votes se font à main levée sauf demande d’un membre du bureau auquel cas le vote se fait à bulletin secret.
- Les décisions sont prises à la majorité des membres du Bureau. En cas d’égalité lors d’un vote, le Président a valeur de voix prépondérante.
- Les Procès Verbaux de chaque réunion sont dressés par le Secrétaire Général. Ils doivent être archivés et accessibles à tous les membres du bureau.
Article R7 : Le Conseil d’Administration
L’association est administrée par un Conseil d’Administration. Les fonctions du CA sont :
- L’aide à l’organisation d’événements (forum des métiers, conférences, etc.).
- La participation à des tâches ponctuelles et à la vie de l’association.
- Le contrôle de la gestion du bureau notamment au vu des documents comptables légaux de l’association.
- La validation de l’orientation et des actions du Bureau.
Les modalités de réunions du CA sont définies à l’article S8 des Statuts de l’AGEPI. Les convocations aux réunions doivent être envoyées par mail sept jours avant la date à laquelle le CA est appelé à se positionner, et un rappel doit être effectué le matin même de cette date. Les membres du CA se réservent le droit d’inviter des membres extérieurs, sauf avis contraire de la majorité relative des membres présents.
Article R8 : Les Assemblées Générales
L’AGEPI se doit d’organiser au minimum une Assemblée Générale durant son année de mandat : l’Assemblée Générale d’Élection, qui doit avoir lieu courant mars. De ce fait, courant janvier, un appel à candidature pour la reprise de l’association doit être lancé. La communication autour de cet appel doit se poursuivre jusqu’à ce que chaque poste du bureau de l’AGEPI ait un ou plusieurs successeurs potentiels.
Durant cette AG, le bureau en exercice doit présenter son bilan de fin de mandat, qui sera soumis au vote des membres actifs présents. Ces votes se dérouleront exceptionnellement durant l’AG Ordinaire. Il s’en suivra l’élection du futur bureau.
L’élection, se déroulera à bulletin secret. Seuls les membres actifs et les membres du CA pourront voter, procuration faisant foi, dans la limite d’une procuration par personne. La majorité relative est nécessaire pour être élu au poste présenté.
La convocation aux Assemblées Générales devra être envoyée au minimum une semaine avant le déroulement de celle-ci.
Article R9 : Les Événements
L’AGEPI est notamment en charge d’organiser les événements suivants :
- La partie industrie du Forum des Métiers et des Etudes Pharmaceutiques.
- Des conférences.
- Des formations.
- Des repas Industrie.
- Des visites de sites.
- Un Network Day
Article R10 : Publication
Les personnes en charge des publications sur internet (site et réseaux sociaux) sont le Président, le Vice-Président Communication, éventuellement assistés d’un Chargé de Mission Responsable Numérique. Le Président assume la responsabilité éditoriale de l’AGEPI.
L’AGEPI tient un site internet qui sert de support de communication et a pour but de présenter l’association et ses différentes actions, communiquer sur les événements à venir, transmettre des offres de stages et d’emplois, donner des conseils aux étudiants, informer sur la filière industrie et ses débouchés et mettre à disposition un annuaire digital des alumni.
Article R11 : Partenariats
Aucune action de partenariat ne doit être faite sans l’accord du Président.
Le Président signe les contrats de partenariat en présence du Vice-Président Partenariats.
Le démarchage des partenaires doit respecter les modalités de la charte AEPG-AGEPI.
Article R12 : Assemblée Générale de l’ANEPF
Dans la mesure du possible, l’AGEPI devra être représentée aux Assemblées Générales de l’ANEPF. Le représentant (membre du bureau, ou personne désignée par celui-ci) se doit d’assister aux ateliers industriels organisés par la structure nationale et en faire un retour au bureau.
Article R13 : Rédactions de documents divers
Les membres du bureau de l’AGEPI se doivent de rédiger des fiches de poste, documents qualités, protocoles et rapports d’activités.
Le Secrétaire Général est garant de la bonne tenue et des mises à jour régulières de ces documents.